Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Arrangementskoordinator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en strukturert og serviceorientert arrangementskoordinator som kan planlegge, organisere og gjennomføre arrangementer av høy kvalitet fra idéfase til evaluering. I denne rollen vil du ha ansvar for å sikre at alle deler av et arrangement fungerer sømløst, enten det gjelder konferanser, seminarer, messer, bedriftsarrangementer, lanseringer, interne samlinger eller kundeaktiviteter. Du vil samarbeide tett med leverandører, kunder, interne team og eksterne samarbeidspartnere for å skape profesjonelle, effektive og minneverdige opplevelser.
Som arrangementskoordinator vil du være et viktig bindeledd mellom strategi og praktisk gjennomføring. Du må kunne håndtere flere oppgaver samtidig, holde oversikt over tidsplaner, budsjetter og logistikk, og samtidig være fleksibel nok til å løse uforutsette utfordringer raskt og rolig. Rollen krever gode kommunikasjonsevner, høy gjennomføringsevne og et skarpt øye for detaljer. Du må trives i et miljø med høyt tempo og varierte arbeidsdager, der ingen arrangementer er helt like.
Arbeidsoppgavene omfatter blant annet planlegging av arrangementskalendere, koordinering av lokaler, bestilling av teknisk utstyr, kontakt med catering og andre leverandører, deltakerhåndtering, oppfølging av invitasjoner og registrering, samt tilstedeværelse under arrangementer for å sikre god drift. Du vil også bidra til å utvikle konsepter, forbedre rutiner og evaluere resultater for å sikre kontinuerlig læring og kvalitet i fremtidige arrangementer.
Vi ønsker en person som kombinerer kreativitet med sterk administrativ kontroll. Du bør være komfortabel med digitale verktøy for prosjektstyring, kommunikasjon og registrering, og ha evne til å prioritere effektivt når tidsfrister nærmer seg. Erfaring fra arrangement, kundeservice, administrasjon eller prosjektkoordinering vil være en fordel, men det viktigste er at du har riktig innstilling, god organisasjonsevne og et genuint ønske om å skape gode opplevelser for deltakere og oppdragsgivere.
Hos oss får du muligheten til å jobbe i et dynamisk miljø der samarbeid, kvalitet og profesjonalitet står sentralt. Rollen passer for deg som liker å ta ansvar, bygge relasjoner og se konkrete resultater av arbeidet ditt. Dersom du motiveres av å skape vellykkede arrangementer, holde mange tråder samlet og levere service på høyt nivå, vil dette kunne være en spennende mulighet for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Planlegge og koordinere arrangementer fra start til slutt
- Utarbeide tidsplaner, sjekklister og gjennomføringsplaner
- Bestille og følge opp lokaler, utstyr og leverandører
- Administrere deltakerlister, invitasjoner og registrering
- Sikre god kommunikasjon med kunder og interne interessenter
- Være til stede under arrangementer og håndtere praktiske behov
- Følge opp budsjetter og kostnadskontroll for hvert arrangement
- Evaluere arrangementer og foreslå forbedringer etter gjennomføring
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med koordinering, administrasjon eller arrangement er en fordel
- Gode organisatoriske evner og høy oppmerksomhet på detaljer
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig under tidspress
- Sterke muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner på norsk
- God digital kompetanse og erfaring med relevante verktøy
- Serviceinnstilt holdning og profesjonell fremtoning
- Evne til å arbeide selvstendig og i samarbeid med andre
- Fleksibilitet til å jobbe ved behov utenfor ordinær arbeidstid
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med planlegging eller gjennomføring av arrangementer?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når flere frister kolliderer?
- Hvilke digitale verktøy har du brukt til koordinering og planlegging?
- Hvordan håndterer du uforutsette problemer under et arrangement?
- Hva mener du er viktigst for å skape en god deltakeropplevelse?
- Har du erfaring med leverandøroppfølging og budsjettkontroll?
- Hvordan sikrer du tydelig kommunikasjon med mange involverte parter?
